Comment organiser un appel à projet pour startup ?

appel à projet organisation sur un tableau

Un appel à projet (AP) désigne une technique de repérage des compétences nécessaires à la concrétisation d’un projet de votre startup. Elle revêt la forme d’un document adressé au grand public. Il s’agit d’un outil officiel soumis à des modalités règlementaires impliquant des procédures de sélections rigoureuses. À l’apparence, la tâche semble ardue, mais elle n’a rien de bien compliqué. Pour organiser votre appel à projet sous les meilleurs auspices, respectez ces quelques consignes.

Définir vos besoins

Avant d’établir votre appel à projet, quelques réflexions s’imposent sur le fond. Étudiez en premier lieu vos attentes. Ayez une vision précise de votre idée. Déterminez la typologie du projet et la nature de l’aide dont vous avez besoin. Dans cette optique, tenez compte du profil idéal. Quelques remises en question peuvent vous aider à éclaircir ce point : comment voyez-vous la collaboration et quelles sont vos attentes vis-à-vis du futur collaborateur ? Est-ce un appel pour découvrir de nouvelles pépites sur lesquelles miser ou une étape pour redonner du peps et vos équipes et trouver de nouveaux moyens d’innover ?

Songez aux objectifs de votre startup. Attardez-vous sur les retombées du projet, les améliorations nécessaires concernant votre activité ainsi que les attentes de vos actionnaires et de vos associés.

Sur la base de cette étude, montez un calendrier indiquant les phases de concrétisation de votre projet. Le planning mentionnera le début de l’envoi de l’AP, les échéances d’envoi et de réception des candidatures ainsi que le début de l’opération.

Calculer votre budget

Avant la rédaction vient le calcul du budget. Cette étape est primordiale, car il en va de la santé économique de votre projet. Elle vous donnera un aperçu de son ampleur et rassurera le consultant.

Cette démarche nécessite une concertation avec le service comptable de votre startup. Concertez un budget raisonnable, atteignable et réaliste qui tient compte de la rémunération du futur collaborateur. Évitez la supposition au risque de mettre à mal l’étape de la concrétisation. Prévoyez également une petite marge qui comblera les éventuels besoins.

Choisissez votre mode de gestion

Que vous soyez un incubateurs ou une startup, les appels à projet peuvent être très chronophages s’ils sont mal gérés. L’utilisation de logiciel de gestion de l’innovation comme Vianeo permettent de structurer toutes les étapes essentielles du processus et de suivre l’avancement. C’est une solution qui parait couteuse à premier abord pour une petite structure mais les retombées en termes de gain de temps et d’images valent au moins d’y songer. Voici quelques exemples d’appels à projet outillés par Vianeo :

Rédiger l’appel à projet

La rédaction est l’étape la plus redoutée des porteurs de projet. Collectez tous les appels à projet disponible en ligne. Inspirez-vous de ces annonces afin de vous familiariser avec la mise en forme et le fond.

Pour mieux exprimer vos attentes, communiquez toutes les compétences que vous recherchez, dans la limite du possible. Des exigences trop élevées peuvent décourager les intéressés.

Expliquez dans le contenu :

  • la présentation de votre startup ;
  • les objectifs de votre startup ;
  • les résultats attendus au terme du projet ;
  • la rémunération proposée contre les services attendus ;
  • l’échéance d’envoi des propositions ;
  • la méthode de sélection des propositions ;
  • le délai d’examen des propositions ;
  • les documents nécessaires à la proposition ;
  • la date de notification du résultat ;
  • le numéro d’un contact à appeler en cas de besoin de renseignement.

Relisez minutieusement et à quelques reprises votre annonce avant de l’envoyer.

Publier le document

La publication constitue l’ultime étape de l’organisation de l’appel à projet pour votre startup. Inutile de vider votre trésorerie en multipliant les apparitions. En effet, publier l’appel à travers tous les cabinets et les organes de presse revient à recevoir un volume considérable de réponses. L’inspection de chacune d’entre elles est chronophage et contre-productive. De plus, cette stratégie remet en question le sérieux de votre appel. L’expert en charge de sa vérification peut s’y désintéresser s’il la découvre dans d’autres revues.

Par ailleurs, privilégiez les cabinets d’expertise profitant d’une forte notoriété. Pour connaître leur réputation, fiez-vous aux commentaires en ligne, aux retours d’expérience et aux critiques d’autres clients.

Il est capital de respecter votre délai l’envoi d’appel à projet. Une seule journée de retard suffit à chambouler votre calendrier.